Recopilar en Evernote

5 años antes

El proceso para ser mas productivo empieza por sacar todo de la mente y aprender a anotar todo lo que entra en nuestro día a día en una sistema confiable y efectivo.

Vaciar nuestra mente

Como esta guía está pensada para Evernote, el primer paso será anotar TODO cuanto tengamos pendiente en nuestra cabeza como nuevas tareas en nuestro Inbox. Es importante anotarlas todas y no decidir (en este momento) donde ponemos cada una.

Una vez que tengamos todas las tareas que actualmente rondan por nuestra cabeza, tendremos una idea más aproximada de cuantos frentes tenemos abiertos y sabremos actuar con más conocimiento. Ahora podemos procesar, revisar y hacer sobre esas tareas, tal como explicaba en el primer artículo, y como extenderé más adelante en próximas entregas.

A partir de este momento hemos de aprender como recopilar toda la nueva información, y acciones que nos van llegando.

Recoger aquello que recibimos

Aunque hayamos anotado todo lo que nos ocupa la cabeza, seguirán entrando nuevas cosas de las que ocuparnos, por email, por teléfono, en persona, algo que no nos acordábamos hasta ese momento, en definitiva, cosas que requieren nuestra atención, pero no ha de ser en este momento. Hemos de aprender a recogerlas y enviarlas a nuestro Inbox de manera rápida y sin que nos distraiga de lo que estemos haciendo. Veamos algunos casos prácticos con Evernote:

Revisando el email

Cualquier cosa que nos envíen por email y que requieran de alguna acción por nuestra parte podemos enviarla directamente a Evernote mediante la dirección de correo @evernote.com que encontramos en nuestro perfil. Todo lo que enviemos a esa dirección se convierte en una tarea, de manera fácil y rápida. Solo hay que guardar ese correo como un contacto (yo lo llamo evernote) y reenviar el email recibido directamente.

Pro-Tip: además yo utilizo una receta de IFTTT mediante la cual todo lo que marque con una estrella (destacados) me lo envía como nota a Evernote. En un futuro articulo trataré de explicar como usar ese servicio y algunas recetas prácticas.

Navegando por internet

No siempre nos llegan los mensajes por email, a menudo los recibimos por redes sociales, o sencillamente navegando por la red encontramos infinidad de cosas interesantes en las que ponemos nuestra atención y nos distrae de aquello que estamos haciendo en este momento.

Para ello recomiendo usar el Evernote web Clipper, es un complemento para el navegador (Google Chrome, Safari, Firefox, Opera) que permite crear notas a partir del contenido que tenemos en el navegador, como links, texto, imágenes o webs completas. Para ello una vez tengamos instalado el complemento (desde su web explican como) podremos pulsar sobre el icono de Evernote en la barra de herramientas del navegador para guardar el contenido.

Existen varias opciones y cada uno descubrirá cual le parece mejor, estas son solo algunas ideas:

Marcadores y favoritos

La mayoría de veces queremos guardar un link porque nos resulta interesante o porque lo han compartido en las redes sociales, en ese caso emplearemos la opción Marcador a la hora de guardar.

Textos que me gustaría leer mas tarde

Si lo que queremos guardar es un texto que queremos leer más tarde podemos optar por seleccionar el texto y al pulsar sobre el icono de Evernote elegir Guardar Selección. Si se trata de un articulo de un blog o medio de comunicación podemos escoger directamente la opción Artículo simplificado.

NOTA: aconsejo guardar el artículo simplificado para tener solo el contenido que queremos sin aditivos, formatos extraños, anuncios, links a posts relacionados, y un largo etcétera que convertirán una lectura de 5 minutos en una tarde perdida en la red.

Imágenes de interés

Pulsando con el botón derecho sobre la imagen aparecerá la opcion de guardar la imagen en Evernote

NOTA: cualquier contenido que guardemos de una web, Evernote nos guardará también el link de la misma, para que podamos rastrear de donde vino.

Comentarios en persona o por teléfono

En muchas ocasiones no tenemos la suerte de poder capturar lo que nos llega, por ejemplo si nos piden alguna tarea en persona o por teléfono (o incluso un papel sobre nuestra mesa). En ese caso tenemos la opción de abrir Evernote para crear una nueva nota (tenerlo siempre abierto y minimizado ayuda) y poder seguir con lo que estábamos haciendo o anotarlo en un papel y enviarlo a nuestro Inbox del mundo real™.

Si optamos por escribir la nota en papel, la traspasaremos a Evernote el la próxima revisión de los Inbox y así tener todo el sistema centralizado. Aprovechando este punto recomiendo tambien tener una bandeja de entrada en nuestro escritorio para poder incluir cartas, tarjetas de visita, folletos de algo interesante, lecturas, etc. De manera que podamos incluir toda esa información en el Inbox de Evernote.

Concluyendo

Solo trato de aportar ideas en el proceso de aumentar nuestra productividad, depende de cada uno aplicarlo de manera natural y efectiva. Todas las técnicas de recopilación son para enviar directemente al Inbox sin perder tiempo, recordemos que la tarea más importante que debemos hacer en cada momento es la que estamos haciendo en ese momento (obviamente existen emergencias, pero eso se lo dejo a cada uno)

En el próximo artículo comentaremos el Procesar nuestro inbox. para reconocer que es importante y que no.

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