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Productividad con Notion

Publicado el 15-03-2021

¿Es posible centralizar todas las herramientas de productividad en una sola? Yo mismo dudo de que se pueda hacer, pero al menos voy a intentarlo. He ido divagando entre diferentes métodos y aplicaciones, en esto de la productividad hay mucha procrastinación también.

¿Qué método uso?

Bien, mi método o sistema no es más que quedarme con aquello que me funciona de otros sistemas, como GTD o Autofocus, yo lo llamo WUTSAMEC (Wake Up The Sofa and A Mover El Culo).

Para empezar, todo cuanto pasa por mi cabeza lo debo anotar, para lo cual necesitaría un sistema fiable en el que anotar o capturar información desde varios lugares, aplicaciones o dispositivos. Ha de estar siempre conmigo.

Después proceso esa información según el tipo, puede ser una tarea, algo para leer cuando tenga tiempo, una cita con el pediatra o cosas que quiero comprar cuando pase por el super. Tiene que poder tratar la información de forma diferenciada.

Para las tareas, uso sobretodo Autofocus, una lista con todo lo que he de hacer e indicando si está bloqueada por algún motivo.

Para las citas uso un calendario, usualmente Google Calendar, pero sirve cualquiera que permita poner eventos y recordatorios, como he dicho antes, ha de estar disponible siempre.

Para listas y otras lecturas, que no son tareas a realizar ni eventos programados, uso blocs de notas, y sí, también papel ;). Aunque para las lecturas de artículos, posts o webs que me parecen interesantes, uso una herramienta para capturar links.

¿Por qué Notion?

Pues para empezar porque ya era una herramienta que usaba, su plan gratuito es muy generoso y te permite hacer muchísimas cosas. Su gran ventaja es que hace casi de todo, su gran desventaja es que hace casi de todo, vamos, que aprendiz de mucho es maestro de nada.

Notion tiene disponibles todas las herramientas necesarias para mi workflow productivo. Cuenta con aplicación nativa para Windows, Mac, Android e iOS, además de el cliente web, dicho sea de paso, es casi idéntico al de escritorio.

Además cuenta con un Clipper disponible para Chrome y Firefox para poder enviar a Notion desde cualquier web. Por supuesto la app de móvil permite enviar a Notion desde cualquier otra app que permita compartir.

Con todo esto ya contamos con una aplicación que funciona tanto en mi móvil, tablet como en mi ordenador, o cualquier otro ordenador entrando en la web, de ese modo cubrimos la necesidad de estar siempre conmigo.

Por otro lado, Notion permite representar la información de muchas maneras, para que sea realmente útil deberemos hacer unas pequeñas personalizaciones, para que se ajuste a un flujo de procesamiento realmente productivo.

Usando el clipper (o compartir desde móvil) Notion crea un nuevo item donde elijas, yo tengo una lista llama #Inbox, en la cual llega TODO lo que capturo, en la misma lista puedo añadir manualmente más elementos.

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La vista la defino en forma de lista mostrando el nombre (por defecto) la url y un checkbox que me indica si es una tarea. Esta lista viene filtrada de forma que solo muestre aquellos elementos que no sean tareas (no tengan marcado el checkbox de Tarea), que no tenga fecha, que no esté marcada como "Next readings" y que no tengan tags (sistema que uso para archivar links)

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Con estos filtros consigo de manera casi automática que solo se muestren elementos sin procesar. Cada día, o al menos cada semana, repaso esta lista tomando una decisión para cada uno de los elementos de la lista.

Si se trata de una tarea, marco la casilla de task, la cual ya muestro en el listado de forma automática. Al marcarla como tarea, desaparece de la lista, ¿y dónde va? luego lo veremos.

Si se trata de un evento, lo añadimos al calendario, abrimos el elemento y le indicamos una fecha. De nuevo, al hacerlo desaparecerá del listado, luego veremos donde va.

Si son artículos o enlaces capturados para conservar, añado tags, y si quiero leerlos en cuanto tenga un momento marco la casilla de "Next readings", en cualquier caso al poner las tags o marcar el elemento para leer luego, desaparecerá del listado.

¿Donde han ido a parar todos los elementos desaparecidos?

En la misma página podemos añadir otras vistas, cada una nos mostrará la info de manera diferente y adaptada a nuestras necesidades. Las vistas son accesibles desde el selector de la izquierda de la cabecera de la vista y desde el árbol de páginas de la izquierda, como subpáginas.

A la vista actual, a la que llegan todos los elementos nuevos, la he llamado "New", pero puedes llamarla como quieras. Vamos a crear las vistas para mostrar los elementos "desaparecidos".

Creamos una vista nueva para las lecturas y enlaces, escojo una vista de tipo "Board", agrupada por tags, de forma que en cada columna se muestran los links de su etiqueta. La selección de tags es multiselección, de forma que un link puede estar en varias categorías al mismo tiempo.

La siguiente lista será la de futuras lecturas, creamos una vista nueva de tipo "Gallery", puede ser cualquiera, a mí me gustó esa ;). Esa vista la filtramos por los elementos que tengan marcada la casilla de "Next readings".

A continuación pasamos a las tareas, creamos una vista de tipo "List" en la cual filtramos para mostrar aquellos items que tengan marcada la casilla de "Task" y ordenamos por "Done" y "Created" ascendente, y de esta forma las tareas completadas se irán al final de la lista y el resto se ordenarán situando las más antiguas arriba, para darles más prioridad.

Por último la vista de calendario, está es la más fácil, solo hay que crear una vista de tipo "Calendar", automáticamente solo se mostrarán los eventos que tengan fecha.

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Yo tengo todas las vistas bajo la misma página #Inbox, de manera que puedo pasar fácilmente entre ellas, al crear un nuevo item desde cualquiera de las vistas, ya completa la ficha con lo necesario para parecer en esa lista, es decir, si creas un nuevo item desde Tasks, aparecerá marcada la casilla de Tasks automáticamente y filtrada como corresponde.

¿Debilidades?

Debilidades las hay, por supuesto. Es muy fácil capturar desde el navegador u otras apps, aunque no todas permiten. Por otro lado no es tan rápido crear una nota nueva si no estás ya en la página de Inbox.

Otro punto a mejorar es el calendario, pues aunque permite importar tu calendario de Google Calendar, éste es de solo lectura y no permite enviar eventos de Notion a Google Calendar, para que aparezcan en tu calendario.

Pero si asumes Notion como tu herramienta productiva única, solo tienes que tenerlo siempre abierto y dispuesto a navegar

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